Tin tức

Hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết

Để giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn, Bộ Tài chính đã áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay loại hóa hơn mới đó là hóa đơn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp cần nắm vững các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử như thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử, thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng, quy định về ngày ký hóa đơn,… Bải viết dưới đây sẽ phần nào làm rõ hơn những điều cần biết cho doanh nghiệp.

Thời điểm áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 về hiệu lực thi hành về hóa đơn điện tử:
Trước ngày 01/11/2018: Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy, sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in.

Sau ngày 01/11/2018:

Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết, nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mà không được tiếp tục in hóa đơn giấy.

Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử.

hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Các đơn vị có khách hàng không tập trung, phân tán tại nhiều Tỉnh/Thành phố.

Các đơn vị có nhiều chi nhánh tại nhiều Tỉnh/Thành phố

Các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp phát hành số lượng lớn hóa đơn như: điện, nước, viễn thông, truyền hình.

Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.

Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại

Tiết kiệm chi phí:

Tiết kiệm chi phí in hóa đơn, chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy;

Hóa đơn gửi đến khách hàng qua phương tiện điện tử thông qua portal, email,… (giảm chi phí vận chuyển, chuyển phát nhanh,…)

Hóa đơn được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ.

Quản lý dễ dàng: Thuận tiện khi hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, công nợ; Tình trạng xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn ít xảy ra; Việc quyết toán, báo cáo thuế được đơn giản hóa; Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị cơ quan thuế quản lý.

Dễ sử dụng: Hóa đơn điện tử được phát hành nhanh chóng, theo số lượng lớn; Lưu trữ hóa đơn dễ dàng, thuận tiện; Quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn diễn ra đơn giản.

Bên cạnh những lợi ích kể trên thì việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng tồn tại một số khó khăn nhất định như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đảm bảo những quy định của Luật giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể vận hành đúng theo yêu cầu khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Chi phí của hóa đơn điện tử

Đây cũng là một câu hỏi được đặt ra trong quá trình doanh nghiệp chuyển giao từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Theo khảo sát của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, chi phí phải bỏ ra của hóa đơn điện tử tiết kiệm đến gần 70% chi phí của doanh nghiệp bỏ ra khi sử dụng hóa đơn giấy thông thường. 

Hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý, theo tháng 

Thuế điện tử eTax – Hệ thống thuế điện tử một cửa tập trung

Lý do là khi sử dụng hóa đơn giấy, các chi phí phát sinh nhiều như: phí in ấn hóa đơn, phí chuyển phát nhanh, chi phí cho nhân công xuất hóa đơn, phí bảo quản và lưu trữ hóa đơn, phí bảo mật hóa đơn. Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử chỉ phải trả các khoản phí: Phí bản quyền phần mềm (trả 1 lần cho lần đầu tiên sử dụng), phí mua số lượng hóa đơn, chi phí tích hợp (với doanh nghiệp có nhu cầu), chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng.
 

Comment here